亞太策略研究所

 數碼調研中心

   

[香港經濟日報 訪問]學懂溝通3招 化解同事不和
探清上司底綫 為下屬「打預防針」

雖說商場如戰場,但擁有一個好團隊,做事才能事半功倍。作為部門主管,如何培養下屬協作精神? 

亞太策略研究所研究總監李卓駿指出,許多上司在回應員工訴求時,只懂馬上討價還價,忽略談判前的問題。要維繫團隊精神,上司就要在事發前主動出擊,評估及為下屬「打預防針」。

當團隊出現衝突,許多管理者都苦於如何化解,往往需花上大量時間處理,削弱他們的領導能力。但事實上衝突升溫,更多是因為成員的判斷和感知方式不同,引起各種誤會。

當隊員之間的思考風格不同,很易產生矛盾,影響團隊業績。李卓駿指出,許多公司處理衝突非常被動,認為衝突只是由於同事之間的意見或利益有分歧,衝突發生就打算逃避或掩蓋了事;沒有衝突就不用處理下屬關係。「這做法只是斬腳趾避沙蟲。其實下屬關係,是一項有回報的Investment(投資),而投資是要預早做,不是待出事才做。」

他形容衝突就像膽固醇:「有好有壞,上司要避的,就是一些壞膽固醇。」管理者要如何透過溝通,協助團隊建立共識,以達至更有效的合作?

招數1 ︰開會了解性格 議程勿無了期

一間公司免不了60後到90後共冶一爐,上司要如何了解各下屬,按性格分配合適工作?

李卓駿表示,夫婦尚有十多年時間慢慢磨合,「但現時打工仔一份工最多做5年,有些甚至1至2年,哪有這麼多時間磨合?作為成功的管理層,就要懂得觀人於微。」

在會議開始前,上司必須調整同事的心態和期望,以獲得無形的權力。一場1小時的會議時間,盡可能讓所有在場人士發言,令小員工感到受尊重。

此外,不少上司會忽略開會時間,令員工顯得沒精打采,所以開始前要說明會議討論的焦點及時間,讓下屬知道會議不是無了期進行。「現在許多香港公司會站立開會,目的就是防止『長氣』發言,加快會議進程。而會議應是討論工作的過程,而不是內容。」

但李卓駿笑言,中國人愛面子的個性,認為開會要和諧,即使對方說錯,也不會當面指摘,「那開會有何意義?」作為主持人,確保所有人都是按照他們的節奏舒適地發言,並指導他們如何澄清彼此的非主觀問題,「問對方『為甚麼』,其實是無關重要,只會加強彼此想法的差異性。」

會議甫開始,團隊猶豫是否發言,上司可點名其中一位下屬先分享,讓大家輕鬆進入過程。一旦對話多了,自然帶動更深入的討論,而上司這時就沒必要點名讓人發言了。當下屬透過對話及聆聽,不僅能理解同事,更能明白自己的想法。

招數2︰ 及早發現衝突起因 做足準備

辦公室是非多,如新同事A做漏某些職責範圍內的事,同事B及同事C卻非常不滿,但又不想開口令別人難做,最後3人埋藏負面情緒。

李卓駿觀察到,同事之間的衝突,並不是由一條導火綫引起。最具破壞性的衝突,是從更深層次的東西造成,包括個性、職業、種族、性別和年齡,「不同意見不是問題的根源。平時大家將不滿收收埋埋,不滿情緒愈積愈多,結果你總是看不順眼。特別是中國人,往往口是心非,口說沒所謂卻愈有所謂,記仇記足30年。」

由於針對人往往是不自覺,上司此時就要多讓下屬溝通了解,及早「打預防針」,以達至更有效的合作。此外,每間公司文化不同,上班時間也各有準則,「即使合約列明早上9時為上班時間,但不少服務業及銀行前綫,就要求同事早至少半小時到公司準備,若員工8時55分出現也當遲到;亦有公司會寬限30分鐘。」所以作為下屬,亦要探清上司底綫,雙方盡早達成共識,以免「過界」埋下不滿情緒。

招數3︰ 製造溝通平台 增進同事友誼

打工一族每日忙忙碌碌,朝九晚六對同一班同事,同一張臉孔,不少人放工就急於離開辦公室。雖說個人空間重要,但李卓駿認為,作為上司,亦要製造平台及空間,讓員工一同聯誼。

「聽說有公司聘請3名GM(總經理)都做不長,又或是公司有Global exchange計劃,從外地調來的新經理發現辦公室環境抑壓,令他沒有機會融入群體。」若管理層在放工時間製造機會,共進晚餐,讓員工在輕鬆環境溝通,能促進彼此關係,也易了解同事之間的性格。

文章轉自:香港經濟日報 二〇一六年九月十三日

撰文:黎明芝

欄名:Good Job Insight

Tel: +852 3970 1828

Email: cs@apifs.org 

Asia Pacific Institute for Strategy (C) 2017

Powered by Wild Apricot Membership Software